2015年，靖西市档案工作全面落实科学发展观，紧紧围绕党委、政府的工作中心，自觉服务发展大局，创新服务为重点，加大档案业务和档案法制化建设力度，为全市各项经济社会建设发挥重要作用。一年来，我市档案业务指导工作的亮点是：机关年度归档数据审核工作成为新常态，照片档案保持规范整理，档案行政执法力度只增不减，民生档案管理有新突破，机关档案室建设得到巩固和完善，年度绩效考评持续推动档案各项工作较快发展。

一、高度重视，全力抓好机关年度归档工作

一是年初及早制发了《关于做好年度文件材料立卷归档工作的通知》，明确目的、任务、时间和质量要求，对全年档案工作提出了明确的指导意见和建议。二是制发了《靖西县文书档案归档整理流程》、《靖西县照片档案归档整理流程（2015年版）》、《靖西县企业事业单位文件材料归档整理方法》、《靖西县医疗卫生系统档案业务培训讲稿》和《靖西市学校归档文件材料整理规程》等档案业务文件，有效地规范了各单位档案业务；三是充分利用“靖西档案”Q群实时解答全市各单位提出的各种档案业务问题；四是采取归档数据上报审核制，由业务指导股严格地审核各单位上报的年度归档数据。到2015年底，全市一级机构年度归档完成率达93.5%，各机关单位报送文书、照片、实物、会计、基建及电子等各类档案归档目录数据库已突破42万条，尤其是2014年照片档案归档数据5635张，同比上年增加了1580张，使市档案局业务监督归档数据库中的照片档案目录数据和电子照片累计达15320条（张），这些照片档案五年后可直接进入国家综合档案馆向社会提供全文数字化数据，避免了再次扫描图片的所有工序。

二、加强检查，提升行政执法力度

2015年上半年机关年度归档整理工作基本结束后，我市针对部分单位档案管理工作不到位、意识淡薄等问题，采取突击执法和常规执法相结合的办法，成立了两个执法小组，结合机关档案工作年度检查开展对全市各机关和企业事业单位进行突击执法检查，按《广西壮族自治区机关档案工作检查细则》，重点检查上年度各类文件材料归档整理和档案室建设情况存在的问题及原因，对发现有未按规定时间完成归档整理、案卷质量不符合国家标准或违法违规行为的单位逐项做好登记，交由被检查单位领导和有关人员签字确认，当场依法提出整改意见、建议和整改期限。特别是教育卫生系统下属单位的年度归档完成情况，将在检查结束后及时通报给其主管部门，建议主管部门进一步加强本系统档案工作的监督和指导，按时督促最少80%的下属单位做好年度归档工作。在平时实行常规执法工作中，按业务监督指导员划片包干责任制，对每个单位分别建立执法档案，收集各机关单位的档案工作开展情况、检查记录单以及制发的《档案行政执法检查责令整改通知》等材料。通过突击检查和常规执法相结合的方式在全市营造了档案监督执法的新常态，有效促进了各项工作的持续发展。

（图为市档案局检查组在壬庄乡人民政府查看机关年度材料归档情况）

三、强化复查，巩固完善等级成果

2015年初完成市财政局和市工管委两个机关档案室的定级评审之后，针对全市已定升级的机关单位档案室自定升级以来，档案管理的后续工作参差不齐、有些单位年度文件材料的归档工作也未能完成等问题，开展了全面复查已定升级的机关档案室。从2015年7月下文至各单位自检到9月市档案局实地检查，成立的两个复查小组分别对全市工商系统等17个五年到期的已定升级档案室都进行了全面细致的摸底调查。在复查中，有针对性地去“发现”相关单位的档案管理员尚未经过培训，本单位的公务活动形成的照片、录音录像和业务材料尚未完成归档整理，应当移交市档案馆的档案尚未移交，以及档案库房通风不良造成档案受潮霉斑等等问题，复查现场还进行了记录，同时对相关单位和相关人员给予口头警告，责令限期改正。通过实地等级复查和追踪检查，极大促进了各机关单位有效地纠正档案室定升级后普遍存在的管理松懈的不良行为，巩固和完善了机关档案室的等级成果。

四、突出重点，加强对医院病历、学生学籍和社保业务档案的监督指导

针对我市教育、卫生和社保部门因档案业务不熟，管理水平参差不齐，既存在档案安全隐患又影响上级业务部门的检查验收等问题，市档案局多次与卫生、教育和人社等部门领导联系协调，派员实地指导，以“方便管理、方便利用、操作规范”为根本原则，开展了社保、教育卫生文件材料归档整理的全程培训和指导，并结合实际制定相关的管理文件以联合发文的形式下发到全市各乡镇、学校和基层医疗卫生单位，与相关主管部门联合举办了多期业务培训班。通过一系列的督促检查和档案业务培训工作的开展，到2015年底，全市教育卫生两大系统93个单位全部完成配置GD2000档案管理软件，全市62.5%的基层卫生院和学校完成了病历档案和学校学籍档案等涉及民生档案的规范化管理，市社保业务档案也在全百色检查评比中荣获优秀等级。这些民生档案，成为我市继林改档案、婚姻档案和公证档案全面完成规范整理入馆之后的又一批能有效管理的民生档案资源。

（图为市档案局检查组在龙临镇中心小学核查学生学籍档案数据库）

五、多措并举，稳步推进重大建设项目档案工作。

为进一步加强重大建设项目档案的管理，规范重大建设项目档案的登记、验收工作，确保重大项目档案的完整、准确、系统和安全。2015年，我市结合实际，采取三个举措稳步推进重大建设项目档案工作。一是项目档案登记，将完工、未完工，通过验收、未通过验收的项目分门别类，做到无漏登错登，确保登记完善，年内完成了包括广西靖西万生隆国际商贸物流中心工程、龙邦口岸新建联检楼和人民医院标准化建设项目在内的350多个建设项目档案的登记工作。二是依法规范，利用百色市下发的关于重大建设项目档案工作的通知为契机，制定了我市相关工作方案和以市委、市政府名义下发的《关于做好重大建设项目档案管理工作的通知》、《靖西市重大建设项目档案接收进馆暂行办法》，并每年多次协调有关部门联合下发了有关重大建设项目档案的管理规定等系列文件和工作制度。三是强化指导，通过送服务到企业、到工地、到边关、到库区等形式，对项目档案工作实行分类指导。结合行业特点，对巴蒙水库管理处、云天城项目有限公司等单位实行定单式指导，联合市发改局开展县级重大建设项目档案工作督查，确保了市公安局看守所迁建工程、巴蒙水库扩容除险加固工程等项目档案顺利验收。

六、继续将档案工作列入年度绩效考评，促进机关档案工作有效推进

针对机关单位只重本单位职能的业务，而忽视档案工作的现状，2015年我市继续将档案工作列入各机关单位年度绩效考评，着重将包括文书档案在内的其他六大种类材料的归档列入了机关单位档案工作的绩效考评内容。考评细则中还涉及了档案管理软件的配置和市直机关各主管部门下属单位年度材料归档完成率的考评，目的是解决两个问题，一是部分单位因长期不配置软件而无法报送目录数据问题，二是全市教育、卫生、国土、司法等系统的基层单位因长期得不到监督而致使档案工作缺位的问题。档案工作年度绩效考评的具体方案在10月份印发全市各机关单位，年末进行绩效考评时，面对118个一级机构和近百个下属单位的被考评对象，只对机关档案工作年度检查不过关而被责令整改后，仍未按时完成归档和整改的机关单位进行实地检查，各主管部门的下属单位则采用抽样实地考评的方式进行，其他的被考评单位可按平时上报归档数据和年检情况直接评分。这样，通过有针对性地实地检查和平时综合考评，促进了全市机关档案工作的有效推进。

（图 曾琳/文 张德干）